Hva er forskjellen på prosjektledelse og prosessledelse?
En viktig del av jobben til svært mange ledere handler om å lede ulike prosjekter. Som prosjektleder har du også ansvar for å lede prosessen – kanskje uten å være klar over det. Så hva skiller disse rollene fra hverandre?
Mange prosjektledere har gode verktøy for å lede, styre og kontrollere prosjekter, men savner ferdigheter i å lede de som deltar i prosjektet på måter som bidrar til at prosjektene faktisk lykkes og skaper ønskede resultater. Dette er prosesslederens oppgave. Begrepet agil prosjektledelse har også til hensikt å integrere noen av disse dimensjonene inn i prosjektet. En prosessleder har praktiske verktøy og metoder som bidrar til at prosjektdeltakerne får brukt sitt potensial både individuelt og som medlem av teamet.
Vi bruker ofte denne definisjonen på prosessledelse:
”Prosessledelse er kunsten å lede mennesker gjennom prosesser mot felles mål, på en måte som fremmer deltagelse, eierskap og kreativitet fra alle involverte.” (Sibbet 2008)
Når du er prosjekt- og prosessleder samtidig, vil du ofte kunne oppleve et dilemma ved å skulle håndtere begge rollene. Du ønsker å stille de gode spørsmålene som gjør at deltakerne kommer med nye løsninger og kreative ideer. Samtidig har du ofte selv innspill til løsninger som du ønsker å spille inn. Hvordan håndterer du dette uten å begrense eller påvirke deltakernes ideer og forslag?
Noen organisasjoner løser denne problematikken ved å ha både prosjekt- og prosessleder i sine prosjekter. Prosjektlederen vil da trekke seg helt ut av prosessen og overlate til prosesslederen å få fram de gode diskusjonene, samspillet, kreativiteten eller det som er ønskelig. I praksis forventes det som oftest at dette ivaretas av prosjektlederen. Dette krever innsikt, metoder og verktøy samt prosessledertrening.
Hvilken rolle har prosjektlederen?
Prosjektledelse handler om å planlegge, organisere, styre og kontrollere prosjektet fram til ferdigstilling av leveransen. Medarbeidernes initiativ, kompetanse og kreativitet må mobiliseres i et samspill for å finne de beste løsningene på utfordringene. Prosjektlederen har ansvar for å legge til rette for at deltakerne har god oversikt over prosjektet til enhver tid, sørge for klare roller og for å kommunisere hvilke leveranser som forventes når. Når oppgaven er løst, blir prosjektet evaluert og løsningen implementert.
Hvilken rolle har prosesslederen?
Når mange faktorer og interesser er i spill på samme tid, kan det fort bli krevende å lede prosjekter i riktig retning. Prosessledelse handler om å legge til rette for å lykkes med samarbeid og samhandling. Prosesslederen har verktøy og metoder for å skape engasjement og aktiv deltakelse som gjør at deltakerne finner svar og utvikler løsninger sammen. Løsninger på komplekse prosesser som bidrar til å drive endring, utvikling og innovasjon i organisasjonen. En prosessleder jobber for å ha en nøytral, upartisk posisjon i forhold til sluttproduktet.
Hvorfor trenger prosjektlederen mer kunnskap om prosessledelse?
Prosjektledere utøver prosessledelse som en naturlig del av jobben sin når de involverer deltakerne i prosjektet i å ta beslutninger eller skape nye produkter eller resultater. Ofte er ikke prosjektlederen bevisst på hva denne rollen krever, eller hvilke muligheter den gir.
Prosjektledere har ofte en god verktøykasse med prosjektmetodikk, men mangler gode metoder for å sikre at de som deltar i prosjektet bidrar best mulig til å skape ønskede resultater. Vi opplever for tiden økt fokus på betydningen av bedre kompetanse i prosessledelse og agil prosjektledelse blant prosjektledere og ledere både i privat og offentlig sektor.
En prosjektleder trenger prosesslederkompetanse av flere grunner:
1. Effektiv planlegging og styring av prosjekter: En prosjektleder med prosesslederkompetanse er i stand til å utvikle og implementere effektive prosesser for planlegging, organisering, styring og oppfølging av prosjekter. Dette innebærer å definere klare mål/hensikt, identifisere nødvendige ressurser, planlegge aktiviteter og definere milepæler. Prosesslederkompetanse bidrar til å sikre at prosjektet følger en strukturert og effektiv fremgangsmåte.
2. Ressursforvaltning: Prosesslederkompetanse hjelper prosjektlederen med å optimalisere ressursbruken i prosjektet. Dette inkluderer å identifisere nødvendige ressurser, fordele arbeidsoppgaver, håndtere endringer og sikre at ressursene brukes på en optimal måte for å oppnå prosjektmålene.
3. Kommunikasjon og samarbeid: En prosjektleder med prosesslederkompetanse er i stand til å etablere og opprettholde god kommunikasjon og samarbeid med alle interessenter i prosjektet, inkludert prosjektteamet, kunder, leverandører og andre interessenter. Dette bidrar til å sikre at informasjonen flyter jevnt, at forventninger er tydelige, og at alle arbeider mot felles mål.
4. Kontinuerlig forbedring: Prosesslederkompetanse innebærer en bevissthet om behovet for kontinuerlig forbedring og læring. En prosjektleder med denne kompetansen vil kunne evaluere prosjektets resultater og gjennomføring, identifisere områder som kan forbedres, og implementere endringer for å øke effektiviteten og kvaliteten på fremtidige prosjekter.
Samlet sett gir prosesslederkompetanse prosjektlederen et sett av verktøy og ferdigheter som er avgjørende for å håndtere kompleksiteten og usikkerheten i prosjekter. Det bidrar til å sikre at prosjekter blir gjennomført på en strukturert, effektiv og vellykket måte, samt at de mellommenneskelige behovene til deltakerne blir ivaretatt på en god måte.
Du er velkommen til å lære mer hos oss i Lent!
Skrevet av Lent AS
Les også: Hvem er en prosessleder?
Besøk også prosessverktøy.no : Her finner du metoder og verktøy til hjelp og inspirasjon når du skal leder prosesser, prosjekter, møter, kurs, workshops etc ?