Kunstig intelligens i prosessarbeid: Når og hvordan er det klokt å bruke det?

Kortversjonen

Bakgrunn

Vi i Lent har fått flere spørsmål rundt hvordan KI kan brukes inn i prosesslederrollen og prosessarbeid. Som prosessleder og kursholder i Lent, og gjennom styrearbeid og en omfattende strategiprosess ved Abildsø Nærmiljøsenter (Frivilligsentralen på Abildsø i Oslo) har jeg fått jobbet med store og små prosesser det siste året. Som prosessleder har jeg fått testet KI både i forberedelsene, under og i etterkant av ulike møter og prosesser. Her er noen eksempler fra strategiprosessen på Abildsø Nærmiljøsenter på bruk av KI som har vært nyttig for oss og som gjorde arbeidet vårt mer effektivt.

Eksempler på bruk av KI i prosessarbeid:

Før prosesser:

(1) Analyse og hjelp til å organisere kunnskapsgrunnlaget for å kunne ta gode valg

I løpet av strategiprosessen har vi samlet inn mye data, gjennomført mange intervjuer og bygde opp et stort kunnskaps- og erfaringsgrunnlag. Jeg brukte KI for å få oversikt over datamaterialet, kunne sammenligne informasjon basert på ulike kriterier og gjøre analyser som hjalp oss å se mulighetene og begrensningene med ulike veivalg. Slike oppsummeringer og analyser hjalp de involverte til å enkelt og raskt sette seg inn i informasjonsmaterialet og det skapte godt grunnlag for samtaler i styret slik at vi kunne ta gode beslutninger sammen.

(2) Lage invitasjoner og informasjonsmateriale til deltakerne i forkant av en prosess

I forberedelsene til Innovasjonsdagen (et kreativt verksted med mange deltakere fra 10-80 år) brukte jeg KI til å lage gode invitasjoner og informasjonsmateriale til alle deltakere. Formålet var å hjelpe deltakerne til å forberede seg mest mulig på prosessen i forkant slik at de kan være gode bidragsytere og at vi kan jobbe mer effektivt den dagen. Vi hadde også noen skoleelever som skulle delta, og da brukte jeg KI til å forenkle og tilpasse språket i informasjonspakken til elevenes alder. Dette sparte mye tid og arbeid.

I prosesser:

(1) Beskrive problemstillinger og utvikle personas til idemyldring (med illustrasjoner)

På Innovasjonsdagen jobbet vi med tema “ensomhet” og deltakerne ble delt i ulike grupper basert på hvilken målgruppe de ønsket å jobbe med. For å kunne gjøre det lettere for dem å sette seg inn i problemstillingene og identifisere seg med målgruppen lagde jeg visuell beskrivelse og personas med illustrasjoner ved hjelp av KI. Jeg brukte samme chat-tråden i KI verktøyet til store deler av strategiprosessen, og dermed fikk verktøyet rikelig med informasjon om teamet vi jobbet med. Slik ble det lett å be om å lage personas til hver problemstilling/målgruppe på en enkel måte. Illustrasjonene ble utviklet i etterkant en etter en i samme chat- tråden. Der hadde jeg også muligheten til å justere det visuelle uttrykket flere ganger ved behov slik at det passet best til formålet. Disse personas ble benyttet til idemyldring på Innovasjonsdagen.

(2) Dokumentasjon av ideer underveis (ved bruk av lydopptak/ talefunksjon i KI verktøy)

På Innovasjonsdagen skulle gruppene presentere ideene sine til en annen gruppe for å få tilbakemelding og tips til forbedringer. Vi brukte denne muligheten til å dokumentere ideene digitalt også. Når gruppene presenterte til hverandre brukte vi lydopptak/talefunksjon i KI verktøy for å ta opp lyden og be om en oppsummering av ideen i etterkant. Rent praktisk brukte personen som presenterte mobilen som “mikrofon” for å få best lydkvalitet. Slik fikk vi “lest inn” ideene og dokumentert en muntlig presentasjon av ideene i tillegg til det skriftlige materiale (idemalen eller bordduken) som gruppene hadde laget og vi slapp å bruke tid på å digitalisere ideene for hånd. Dette sparte oss også mye tid. (NB! Vi ba om samtykke til å ta opp lyd, og forklarte til deltakerne at lydopptaket skal ikke kunne knyttes til person og blir kun brukt internt for å dokumentere ideene.)

Denne talefunksjonen brukte jeg også flere ganger for å raskere digitalisere ideer som ble skrevet på post-it lapper på ulike møter. Etter møtene leste jeg inn hva som sto på post-it lappene og ba KI til å oppsummere innholdet.

Etter prosesser:

Lage referat / oppsummering av ideer, beslutninger eller hele møter

I etterkant av Innovasjonsdagen var også KI nyttig til å lage oppsummering av ideene som ble utviklet slik at det er lettere å dele videre med flere. I andre tilfeller har jeg også brukt

samme talefunksjonen etter møter eller prosesser for å raskere digitalisere ideer som ble skrevet på post-it lapper. Da leste jeg inn hva som sto på post-it lappene og ba KI til å oppsummere innholdet. Slik ble det også enklere å lage referat fra møtene.

Oppsummering

For vårt arbeid har KI vist seg å være veldig nyttig både i forberedelser, underveis og i etterkant av ulike møter og prosesser. KI har potensialet til å forenkle og effektivisere arbeidet og det kan være særlig nyttig for å skape et godt informasjonsgrunnlag for samtaler og felles beslutninger. Men de samtalene må vi menneskene ha og KI kan ikke erstatte det mellommenneskelige i prosessarbeid, det som skjer når vi møtes og får delt ideer og tanker med hverandre. Den viktigste verdien skapes nemlig der: engasjement, eierskap og motivasjon til å skape en bedre verden for oss og andre rundt oss.

Skrevet av Anne Kjærnes, prosessleder og kursholder i Lent