Hvordan håndtere endring?

Kontroll og orden – to typer organisatorisk design

Det finnes få eksempler på planlagte reformer som har endret organisasjonen i tråd med planen. Det er sannsynligvis ikke bare et resultat av dårlige planer, men at alle planer bygger på analyser av fortiden. De tar i liten grad høyde for hva som kommer til å skje i framtiden.

Skal man skape organisasjoner som evner å møte store forandringer og svingninger må man skape organisasjoner som bygger på en annen logikk. Evnen til å håndtere endringer kan bygges inn som en ryggmargsrefleks i alle delene av organisasjonens DNA, viser erfaringer fra Toyota. Men det krever et helt annet organisatorisk design.

For å skjønne de to forskjellige måtene å håndtere usikkerhet på, kan det være nyttig å løfte fram begrepene kontroll og orden. Kontroll er et begrep som knytter seg til maskintenkning. Tenkningen er som følgende:

Maskintenkning – hver har sin oppgave

Kontroll handler om å eliminere usikkerhet og skape forutsigbarhet. Bedrifter som bygger på en maskintenkning er oppdelt i ulike typer roller og funksjoner som har ulike ansvarsområder og ulike måter å fungere på. Jo mer komplekse oppgaver en jobber med, desto flere ulike typer funksjoner har det en tendens til å berøre. Da blir det mer å holde kontroll på, og desto viktigere at hver av maskindelene gjør sin del av jobben.

Det er utskilt særlige funksjoner og roller som skal sørge for at alle delene virker som de skal, og påse at alle får den informasjonen de trenger for å gjøre sin del av jobben. Ulikheten mellom de forskjellige funksjonene og rollene er en forutsetning for at «maskinen» skal fungere effektivt.

Samhandling – inspirasjon fra naturen

Innenfor biologiske systemer styres komplekse prosesser på en helt annen måte. Her er det likheten, og gjentagelse av de samme mønsterbevegelsene, som skaper evnen til komplekse kollektive bevegelser. Tenk på bevegelsene til en fiskestim eller flokk med fugler. Computersimulering har vist at man kan forklare bevegelsen i fugleflokken ut fra tre enkle regler som styrer alle fuglene sin atferd:

1) Tilpass farten til de andre

2) Fly ikke inn i andre, og

3) Bevegelsene skal være mot sentrum.

Når alle følger disse enkle reglene kan flokken som helhet gjøre raske endringer i hvilken retning den beveger seg. Alle fuglene i flokken er orientert mot sentrum, så når farer oppstår skifter alle kursen samtidig, uten å krasje med hverandre. Komplekse og uforutsigbare endringer, som involverer tusener av individer, kan gjennomføres raskt fordi alle individuelle handlinger styres etter de samme grunnprinsippene.

Prinsippene som styrer samhandlingen i flokken er sprunget ut av livet selv. Denne måten å opptre på i flokk har vist seg å være svært effektiv og konkurransedyktig, samtidig som den bidrar til økt overlevelsesmulighet for både det enkelte individ og arten.

Kontroll er noe som livet påtvinges utenfra.  Jo mer frihet man har til selvorganisering i et system, jo mindre behov er det for kontroll, og desto mer orden blir det.

Bruk mer tid på å skape orden

Margaret Wheatley skriver at man i de fleste organisasjoner bruker mye tid på å få kontroll over de oppgavene som skal utføres, kostnadene som brukes og målene som skal nås. Hun skriver at vi burde bruke mer tid på å skape orden (1999).

Orden oppstår når vi lever med naturen og klarer å tilpasse oss de forandringene som livet byr på gjennom å lære av det som skjer. Skal vi mestre omstillinger og brå endringer, kan ikke de repeterende handlingene som skal trenes inn først og fremst være knyttet til utføring av én bestemt produksjonsoppgave. Slike metoder vil alltid være basert på gårsdagens erfaringer. Det er viktigere å finne fram til de enkle prinsippene som kan bidra til å øke alle ansatte og ledere sin kapasitet til å lære og lede, og til å løse oppgaver sammen med andre under skiftende omstendigheter. Disse ferdighetene kan imidlertid ikke læres inn abstrakt, de må læres parallelt med at man utfører jobben.

 

Kilde: Wheatley, Margaret (1999). Leadership and the New Science: Discovering Order in a Chaotic World. Berrett-Koehler Publisers.