Hvordan planlegge et møte eller en prosess der jeg vil bruke deltakelse?

Ved å bruke litt tid på å sette seg inn det man ønsker å få ut av møtet eller prosessen, kan man rette blikket ut over mot det som skjer i prosessen/møtet og deltakerne fordi du er trygg på at du har tatt høyde for de viktigste elementene. Dette krever litt forarbeid, men igjen er det større sannsynlighet for at du får aktiv deltakelse.

Deltakernes bidrag før, underveis og etter prosessen er avgjørende for utkommet av prosessarbeidet. Hva skal til for at den enkelte deltaker får bidratt med sitt beste i prosessen?

Viktige spørsmål å finne ut av:
• Hvem er det klokt å involvere i prosessen? Hvem vil ha nytte av å være med? Hvem vil prosessen påvirke? Hvem har interesser i resultatene fra prosessen?
• Hvilke styrker og viktige erfaringer bringer deltakerne inn i prosessen, og hvordan kan vi forvalte dette på en god måte?
• Hva motiverer deltakerne til å være med i prosessen, hva ønsker de å få ut av prosessen?
• Hvilke forutsetninger har deltakerne som det kan være viktig å ta hensyn til, for eksempel kunnskap,alder, kjønn, språk og kulturell bakgrunn?
• Hvilke formelle eller uformelle roller har deltakerne? Er det et poeng å synliggjøre dette for å skape framdrift i prosessen, eller er det beste for prosessen at rollene ikke blir synlige? Skal vi posisjonere oss, for eksempel at at deltakere som vanligvis er kunder/brukere blir gruppeledere?

Vil du gå grundigere til verks i dette? Sjekk ut metodene styrkespotting eller visittkort for eksempel.

Det første en bør tenke på dersom man skal planlegge en prosess er hvorfor setter vi i gang denne prosessen? Når hensikten eller formålet er klart for den som planlegger prosessen og de som skal delta, vil hensikten hjelpe en med å holde fokus og å være konstruktive både i planlegging og gjennomføring av prosessen. Dette kan man gjøre gjennom metoden lage framtidsbilder.

En metode for å planlegge et møte eller prosess som tilrettelegger for deltakelse er gjennom prosessplanleggeren, som er en videreutvikling av didaktisk relasjonsmodell. Selve grunnideen er den samme i både prosessplanleggeren og didaktisk relasjonsmodell, nemlig at alle kategoriene er viktige, og at man kan begynne planleggingen under den kategorien man selv ønsker. Det viktige er at alle kategoriene tas hensyn til og ses i relasjon til hverandre.

Når man har tenkt igjennom faktorene i prosessplanleggeren er neste skritt ofte å lage en tidsakse for å bestemme hvilke spørsmål og metoder som skal komme når. Ofte ender man ut i et prosessdesign eller en prosessflyt og/eller en dreiebok (detaljert program, agenda eller kjøreplan) for den konkrete prosessen som skal gjennomføres.