Møteinnkallelse
Hva og hvorfor?
Allerede før deltakerne kommer til et møte eller en prosess du skal lede, vil de starte med å forberede seg til hva som skal skje. Mange møteinnkallelser er dessverre ganske rett fram og kjedelige. Noen ganger får du bare beskjed om å møte opp til et bestemt sted på et bestemt tidspunkt. Du vet nesten ikke hva møtet skal handle om annet enn hvor lenge det skal vare. Et møte begynner på sett og vis allerede med møteinnkallelsen – her får deltakerne forventninger om hvordan møtet kommer til å bli.
Hvordan?
Lag en litt annerledes møteinnkallelse dersom du ønsker at deltakerne skal komme til møtet med forventninger om å skape noe sammen. Her følger et forslag for å sette deg på sporet:
Eksempel:
Hei og velkommen til neste møte i prosjektgruppa!
Jeg håper at når vi er ferdig med møtet har vi fått svar på følgende spørsmål: Hvordan kan vi sammen legge til rette for at prosjektet går over i drift på en måte som gjør at alle medarbeiderne på avdelingen opplever bedre kvalitet på tjenestene våre?
Forberedelse til møtet:
Jeg ønsker at alle skal snakke med minst én person i avdelingen og spørre hva hun/han mener er det viktigste vi kan gjøre for å lykkes med overgangen til drift. Og tenk gjennom hva du selv mener er viktigst.
Agenda for møtet:
- Hva håper vi å få ut av møtet (forventninger)?
- Vi deler det vi har lært gjennom samtale med våre kolleger
- Oppsummering av de viktigste punktene
- Vi deler oss i 3 grupper a 2 personer på hver gruppe og jobber med de 3 viktigste punktene fra oppsummeringen.
- Vi presenterer forslag for hverandre og prøver å konkludere
- Veien videre
- Anerkjennelse av hverandres bidrag
Vel møtt!
Hilsen Per Olav
Ønsker du å lære mer om hvordan planlegge og gjennomføre møter som engasjerer og gir aktiv deltakelse? Da anbefaler vi deltakelse på Prosesslederstudiet.